こんにちは、タテキです。
最近、あるプロジェクトマネージャーにプロジェクト状況を聞いたところ、「いい感じで、結構暇です！」と言われました。
気になって他のメンバーに聞くと、「何をいつまでにやればいいのかわかりません」と返されました。
どうやら「いつまでに何をやるのか決めていないから、未だ何も終わっていない」パターンのようで、期日の直前に大慌てするフラグが立っていました。
そこで、今日はプロジェクトを後回しせず進めるスキルに書いてみたいと思います。
何でもよいから短期ゴールを設定する
プロジェクトは半年から数年の期間で行いますが、よほど意志の強い人じゃないと先のことを考えて今の仕事に取り組むことはできません。
本来少しずつ進捗させないといけないはずが、プロジェクトの終わりが近づき「あ、本当に終わらないかも！」と実感し初めて「ヤバい！なんとなしなくちゃ」と焦り、最後に一気に終わらせようとします。
時間に余裕があると勘違いすると、人々は不要なことに時間を割きます。例えば、この仕事を誰がやるのかと部署間でパス回ししたり、この要件を理解できないとごねてみたり。心の中では、もし遅れたとしても自分に責任はないと思っています（言い換えると、もしプロジェクトが遅延したら、それはプロマネの責任だと思っています）。
プロジェクトマネージャーにオススメしたいのは、何でもよいから短期的なゴールを設定することです。メンバーが納得するならゴールは何でもよく、ただ偉い上司も巻き込んだゴールが好ましいです。
たとえば「プロジェクトの××を×日までに終わらせ、マネージャーに報告する」と決めてしまいましょう。そうすると、決めたタスクを完了させないと、上司に「××が終わりませんでした」と報告しないといけません。
きっと上司に「なぜ終わらなかったの？」とつっこまれます。その時は「××さん、なぜ終わらなかったんでしたっけ？」とメンバーに説明してもらいましょう。「あ、やばい、自分のせいだとばれる」という緊張感が出れば、それ以降はもっとコミットしてもらえるようになります。
期日が迫ってから慌てて徹夜するように進めると、ソフトウェアの場合、その品質を犠牲することになります。早い段階で上司チェックを入れてもらい、メンバーに緊張感をもってもらうことをオススメします。
(なぜ人は後回しするのか？下記のTEDトークが面白いです）
You don’t know what you don’ knowを認識する
プロジェクトは、これまで一度もやったことないことをやることです。一度やったことあることは、プロジェクトではなくオペレーションです。
一度もやったことないということは、タスクの全て理解しているわけではない。見落としがあるということです。そして、見落としタスクは大抵の場合、チーム内部ではなく以下のように外部にあります。
- セキュリティ部門への監査依頼は大丈夫？
- 自分たちが裏側で使うAPIに使用許可を出している？
- ユーザアクセプタンステストって本当に一発で通るの？
「最近暇だな～」という思うときは何かを見落としていることが多いです。
そこで、部署の先輩と定期的にMTGして進捗を見てもらい、あれが抜けている、これが足らないなど、見落としていたことを教えてもらうことをオススメします。
ときどき、進捗報告は問題があるときや報告するべきトピックがあるときだけすれば良いと考えている人もいますが、状況に関係なく定期的に報告する方が良いと考えています。そうすることで、自分が見落としていたことを教えてもらえます。
まとめ
プロジェクトは入試試験のようなものです。ただし、入試試験は期日とゴールが非常に分かりやすいです。
- ×月×日に試験がある
- 試験範囲は×～×
- 失敗すると１年浪人
しかし、プロジェクトのテスト日と本番リリース日の間が数週間しかないなど、受験はクリアしてきた頭の良いはずのメンバーが、なぜかプロジェクトに対しては驚くほど楽観的な場合があります (初めての模試が受験日の数週間前なんてことはしませんよね)。
おそらく、プロジェクトは期日が遠く、内容もしっかり決まっておらず、どうしてやるかも明確ではない為、進捗しないのだと思います（期日、範囲、失敗することの影響がみんなに周知できているプロジェクトは進みやすいです）。
ですので、短期的なゴールを設定してみたり、有識者から抜け漏れを教えてもらうことで、危機感をもって進めやすくなります。
ちなみに、上記２つをする上で必須になるのが、WBSです。「いつまでに何をする」という仮のスケジュールがないと、「遅れるじゃん！」と上司に突っ込んでもらうこともできず、「これが漏れているよ！」と先輩にフィードバックもらうこともできません。
ですので、フォーマットは気にせずWBSをまず作りましょう。
最後まで読んで頂いてありがとうございました。
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